Paperinpyöritystä vai oikeaa apua? Verkkolasku-integraatio vähentää kuormaa ja kustannuksia

Mitä on digitalisointi? Sujuvampaa arkea – töissä ja vapaalla.

Sujuvuus ja sen monet hyödyt ovat Newelon työn keskiössä. Newelo on digitalisoinnin asiantuntija, joka huolehtii sekä yritysten ja organisaatioiden että julkisen sektorin fiksuista ratkaisuista. Kyse on usein prosesseista, jotka kulkevat näkymättömissä – jossakin virastojen sisällä – mutta joilla on paljon merkitystä.

Otetaan esimerkki: Kuntien edunvalvontatoimistot huolehtivat kymmenien tuhansien suomalaisten edunvalvonnasta. Tämä perustuu lakiin edunvalvonnasta, ja edunvalvontapäätökset tekee digi- ja väestötietovirasto.

Käytännössä edunvalvojien tehtävä on huolehtia asiakkaidensa taloudesta, eli maksaa pakolliset laskut, varmistaa rahojen riittäminen ja pitää huolta omaisuudesta. Lisäksi edunvalvoja edustaa asiakastaan eli päämiestään ja pitää tämän asioista – kuten mahdollisesta hoidosta tai kuntoutuksesta – huolta.

Maksuhallinnan integraatio sujuvoittaa laskujenhallintaa

Arjessa edunvalvojat käsittelevät erilaisia laskuja ja maksavat niitä. Työ hoituu suomalaisen ohjelmistotalon J&K Internationalin kehittämän, modernin Virho-ohjelmiston avulla, ja J&K:n kumppanina Newelo on tuonut Virhoon uusia ominaisuuksia.

”Me tunnemme integraatioiden mahdollisuudet, ja tässä tapauksessa oivalsimme, mitä mahdollisuuksia maksuhallinnan rajapinta antaa edunvalvojien käytännön työhön”, kertoo tuotantojohtaja Juha Kaario Newelolta.

Aiemmin edunvalvojat ovat vastaanottaneet päämiestensä laskut paperisina ja syöttäneet ne käsin järjestelmään. Lisäksi heidän on pitänyt erikseen pyytää pankista asiakkaan saldotieto ja sitten toimittaa maksuaineisto.

Kun Newelo toi Virhoon maksuhallinnan uuden rajapinnan, edunvalvojat alkoivatkin saada laskut verkkolaskuina järjestelmään, automaattisesti asiakkaiden mukaan tiliöityinä. Laskujen hallinnasta tuli huomattavasti sujuvampaa.

”Saimme samalla tehtyä myös pankkiyhteysintegraation, eli nyt edunvalvonta saa saldotiedot reaaliaikaisesti, jopa aiempaa tietoturvallisemmin. Ei tule enää turhia tilinylityksiä, kun edunvalvojat tietävät asiakkaiden rahatilanteen tismalleen”, Kaario iloitsee.

Mappeja ei enää pyöritellä maistraateissakaan

Prosessissa oli vielä toinenkin mutka. Maistraatit nimittäin tekevät edunvalvontaan tilintarkastukset vuosittain. Tätä varten laskut on pitänyt laittaa paperisina mappeihin ja sitten lähettää postitse maistraatteihin tarkistettaviksi.

Newelo teki Virhoon myös sellaisen rajapinnan, jonka kautta edunvalvonnan aineistot saa tulevaisuudessa siirrettyä maistraatteihin sähköisesti ja tietoturvallisesti. Mappien pyörittely loppuu molemmissa päissä.

”Tämä tekee sekä edunvalvojien että maistraattien tilintarkastajien työstä sujuvampaa. Se myös laskee kustannuksia ja helpottaa kuormaa. Edunvalvojille jää aikaa paneutua asiakkaan asioihin”, Juha Kaario summaa integraation hyötyjä.

Miten digitalisointi voisi tehdä teidän työstänne sujuvampaa? Ota yhteyttä niin katsotaan prosessinne läpi yhdessä!